INTRODUCTION
RÉSUMÉ DES PRINCIPES
PORTÉE ET APPLICATION
DÉFINITIONS
PRINCIPE 1 - RESPONSABILITÉ
PRINCIPE 2 - DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PRINCIPE 3 - CONSENTEMENT À LA COLLECTE, À L'UTILISATION OU À LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PRINCIPE 4 - LIMITATION DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PRINCIPE 5 - LIMITATION DE L'UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PRINCIPE 6 - EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PRINCIPE 7 - MESURES DE SÉCURITÉ
PRINCIPE 8 - TRANSPARENCE DES POLITIQUES ET DES PRATIQUES
PRINCIPE 9 - ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR LES CLIENTS ET LES EMPLOYÉS
PRINCIPE 10 - PLAINTE CONTRE LE NON-RESPECT DES PRINCIPES
INTRODUCTION
La société Manitoba Telecom Services, qui comprend Manitoba Telecom Services Inc. et un certain nombre de filiales, notamment MTS Allstream Inc. et AAA Alarm Systems Ltd. (la « Société »), offre une gamme complète de services à sa clientèle au Canada, dont des services de voix locaux et interurbains, de données, de communication sans fil, d'annuaire, d'accès à Internet et d'alarme de sécurité.
Le Code de pratiques équitables en matière d'information de la Société (le « Code de protection de la vie privée ») est un énoncé officiel des lignes directrices et des principes qui s'appliquent aux exigences minimales en matière de protection des renseignements personnels qu'offre la Société à ses clients et à ses employés. Le Code de protection de la vie privée a pour objectif d'établir des pratiques responsables et transparentes de gestion des renseignements personnels, conformément à la norme nationale et à la loi fédérale.
La Société examinera son Code de protection de la vie privée et le modifiera, au besoin, au moins tous les cinq ans afin de veiller à sa pertinence et à son adaptation à lévolution des technologies, des lois et des besoins de la Société, de ses clients et de ses employés.
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RÉSUMÉ DES PRINCIPES
Principe 1 Responsabilité
La Société est responsable des renseignements personnels dont elle assure la gestion. Le chef des Services juridiques de Manitoba Telecom Services Inc. est responsable de la conformité de la Société au Code de protection de la vie privée.
Principe 2 Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
La Société doit déterminer, avant ou pendant la collecte des renseignements personnels, les fins auxquelles ils sont recueillis.
Principe 3 Consentement à la collecte, à lutilisation ou à la divulgation de renseignements personnels
Le client ou lemployé doit être informé de toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels qui le concernent et y consentir, sauf sil nest pas approprié de le faire.
Principe 4 Limitation de la collecte de renseignements personnels
La Société doit limiter la collecte de renseignements personnels à linformation nécessaire pour les fins déterminées par la Société. La Société doit procéder à la collecte de renseignements personnels de façon honnête et licite.
Principe 5 Limitation de lutilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels
La Société ne doit pas utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne en cause ny consente ou que la loi ne lexige. La Société ne doit conserver les renseignements personnels que pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins auxquelles ils ont été recueillis.
Principe 6 Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels que gère la Société doivent être aussi exacts, complets et à jour que lexigent les fins auxquelles ils sont utilisés.
Principe 7 Mesures de sécurité
La Société doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité qui correspondent au degré de confidentialité des renseignements.
Principe 8 Transparence des politiques et des pratiques
La Société doit mettre à la disposition des clients et des employés des renseignements précis au sujet de ses politiques et de ses pratiques de gestion des renseignements personnels.
Principe 9 Accès aux renseignements personnels par les clients et les employés
La Société doit informer un client ou un employé qui en fait la demande de lexistence de renseignements personnels qui le concernent, de lusage qui en est fait et du fait quils ont été divulgués à des tiers, et elle doit lui permettre de consulter ces renseignements. Un client ou un employé pourra contester lexactitude et lexhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
Principe 10 Plainte contre le non-respect des principes
Un client ou un employé doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne responsable de la conformité de la Société aux dispositions du présent Code.
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PORTÉE ET APPLICATION
Les dix principes qui constituent le Code de protection de la vie privée de la Société sont interdépendants et la Société doit les respecter dans leur totalité. Chaque principe doit être lu de concert avec les observations qui laccompagnent. Comme lautorise la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, les observations du présent Code de protection de la vie privée ont été adaptées à la situation particulière de la Société en matière de renseignements personnels.
Portée et application du Code de protection de la vie privée :
- Le Code de protection de la vie privée sapplique aux renseignements personnels que la Société recueille, utilise ou divulgue au sujet de ses clients et de ses employés.
- Le Code de protection de la vie privée sapplique à la gestion des renseignements personnels sous toutes leurs formes (verbale, électronique ou écrite).
- Le Code de protection de la vie privée nimpose aucune restriction sur la collecte, lutilisation ou la divulgation par la Société des renseignements qui suivent :
a) Les renseignements offerts publiquement, comme le nom, ladresse, le numéro de téléphone et ladresse électronique du client, lorsque ceux-ci sont inscrits dans un annuaire ou offerts par lentremise de lassistance-annuaire.
b) Le nom, le poste, ladresse ou le numéro daffaires dun employé ou dun organisme.
c) Tout autre renseignement au sujet du client ou de lemployé offert publiquement et précisé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
- Lapplication du Code de protection de la vie privée de la Société est régie par les exigences ou les dispositions de la Partie I de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, de la réglementation édictée en vertu de celle-ci, de même que de toute autre loi et de tout autre règlement, notamment toute réglementation applicable du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, ainsi que les exigences de toute loi ou réglementation ainsi que de tout tarif ou de toute entente, comme une convention collective, qui sappliquent, ou dune ordonnance dun tribunal ou dune autre autorité légale.
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DÉFINITIONS
collecte action de recueillir, dacquérir, de consigner ou dobtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris auprès de tiers, par quelque moyen que ce soit.
consentement acceptation libre de la collecte, de lutilisation et de la divulgation de renseignements personnels à des fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne intéressée ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit. Toutefois, il doit toujours être non équivoque et ne pas obliger la Société à le déduire. Le consentement implicite désigne un consentement que lon peut raisonnablement déduire dun acte ou dune omission de la part dune personne.
client personne qui utilise ou demande dutiliser des produits ou des services de la Société ou qui offre de quelque autre façon des renseignements personnels dans le cours des activités commerciales de la Société.
divulgation action de révéler des renseignements personnels à un tiers.
employé personne employée par la Société ou retraitée de la Société. Aux fins du présent Code, la notion comprend les entrepreneurs indépendants ou autres qui offrent des services dans le cadre des activités de la Société.
Société Manitoba Telecom Services Inc. et ses filiales : MTS Allstream Inc., AAA Alarm Systems Ltd. et Delphi Solutions Corp.
renseignement personnel renseignement concernant une personne identifiable, à lexclusion des renseignements généraux qui ne peuvent être associés à une personne en particulier.
Dans le cas dun client, ces renseignements comprennent les données de crédit, les dossiers de facturation, les relevés des services et du matériel et toute plainte consignée.
Dans le cas dun employé, ces renseignements comprennent linformation consignée dans les dossiers personnels de lemployé, les évaluations du rendement, ainsi que les renseignements sur létat de santé et les avantages sociaux.
tiers toute personne, autre que le client ou son agent, de même que tout organisme à lextérieur de la Société.
utilisation traitement, manipulation et gestion de renseignements personnels par la Société et à lintérieur de la Société.
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PRINCIPE 1 RESPONSABILITÉ
La Société est responsable des renseignements personnels dont elle assure la gestion. Le chef des Services juridiques de Manitoba Telecom Services Inc. est responsable dassurer la conformité de la Société au Code de protection de la vie privée.
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1.1
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Dautres employés de la Société peuvent être chargés dagir au nom du chef des Services juridiques ou de prendre en charge les activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels.
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1.2
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La Société est responsable des renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la garde, ce qui comprend les renseignements confiés à un tiers à des fins de traitement ou à dautres fins liées aux activités et aux affaires de la Société. La Société doit prendre les moyens appropriés (services contractuels ou autres moyens) pour assurer un degré comparable de protection des renseignements en possession dun tiers. (Voir principe 7)
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1.3
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La Société doit mettre en uvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite à son Code de protection de la vie privée, notamment :
a) la mise en uvre des procédures destinées à protéger les renseignements personnels et à sassurer que la Société respecte son Code de protection de la vie privée ;
b) la mise en place des procédures relatives à la réception et au traitement des demandes de renseignements ou des plaintes ;
c) la formation et linformation des employés sur les politiques et les pratiques de la Société ;
d) la rédaction de documents explicatifs sur les politiques et les pratiques de la Société à lintention de la population.
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PRINCIPE 2 DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Société doit déterminer, avant ou pendant la collecte des renseignements personnels, les fins auxquelles ils sont recueillis.
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2.1
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La Société ne recueille des renseignements personnels quaux fins suivantes :
a) établir et maintenir des relations commerciales dignes de confiance avec les clients et assurer un service continu ;
b) comprendre les besoins des clients ;
c) élaborer, améliorer, commercialiser ou fournir des produits et des services ;
d) gérer et élaborer les activités opérationnelles et commerciales de la Société, y compris les questions relatives au personnel et à lemploi ;
e) satisfaire aux exigences légales et réglementaires.
Toute mention des « fins déterminées » dans le présent Code de protection de la vie privée renvoie aux fins mentionnées dans le présent Principe 2.
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2.2
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La Société doit préciser de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit, les fins déterminées au client ou à lemployé avant ou pendant la collecte des renseignements personnels. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer ces fins ou indiquer au client ou à lemployé de communiquer avec la personne désignée au sein de la Société, qui lui expliquera les fins déterminées.
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2.3
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Sauf si la loi ly oblige, la Société nutilisera pas et ne divulguera pas à de nouvelles fins des renseignements personnels déjà recueillis avant davoir dabord défini et consigné les nouvelles fins et obtenu le consentement du client ou de lemployé.
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Principe 3 Consentement à la collecte, à lutilisation ou à la divulgation de renseignements personnels
Le client ou lemployé doit être informé de toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels qui le concernent et y consentir, sauf sil nest pas approprié de le faire.
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3.1
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Dans certains cas, il est possible de recueillir, dutiliser et de divulguer des renseignements à linsu de la personne en cause et sans son consentement. Par exemple, la Société peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements à linsu de la personne en cause et sans son consentement lorsque cela sert manifestement lintérêt de la personne en cause et quil est impossible dobtenir son consentement dans un délai approprié.
La Société peut en outre recueillir, utiliser et divulguer des renseignements à linsu de la personne en cause et sans son consentement :
a) lorsque le fait de demander le consentement de la personne en cause risque daller à lencontre des fins visées par la collecte des renseignements, comme dans le cas dune enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale ;
b) lorsquil sagit dun cas durgence où la vie, la santé ou la sécurité dune personne est menacée ; ou
c) lorsque les renseignements sont divulgués à un avocat qui représente la Société afin de percevoir une créance ou de respecter une assignation, un mandat ou une autre ordonnance dun tribunal ou lorsque la loi lexige.
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3.2
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Pour obtenir le consentement de la personne en cause, la Société doit déployer tous les efforts raisonnables en vue de veiller à ce que le client ou lemployé soit informé des fins auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués. Ces fins doivent être énoncées de façon que le client ou lemployé puisse raisonnablement les comprendre.
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3.3
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En règle générale, la Société doit obtenir le consentement de la personne en cause au moment de recueillir et de divulguer des renseignements personnels. Toutefois, elle peut aussi obtenir ce consentement après la collecte des renseignements personnels, mais avant de les utiliser ou de les divulguer à de nouvelles fins.
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3.4
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La Société doit demander aux clients de consentir à la collecte, à lutilisation et à la divulgation de renseignements personnels, à titre de condition doffre dun produit ou dun service seulement dans la mesure où la collecte, lutilisation ou la divulgation des renseignements est nécessaire à la réalisation des fins déterminées.
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3.5
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Pour déterminer la méthode de consentement appropriée, la Société doit tenir compte de la confidentialité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients et employés.
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3.6
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En général, lutilisation des produits et des services de la Société par un client ou lacceptation dun poste ou davantages sociaux par un employé constitue un consentement implicite à la collecte, à lutilisation et à la divulgation de renseignements personnels aux fins déterminées par la Société.
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3.7
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Un client ou un employé peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et dun délai raisonnable. Les clients ou les employés peuvent communiquer avec la Société pour obtenir de plus amples renseignements sur les incidences dun tel retrait de consentement.
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PRINCIPE 4 LIMITATION DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Société doit limiter la collecte de renseignements personnels à linformation nécessaire pour les fins déterminées par la Société.
La Société doit procéder à la collecte de renseignements personnels de façon honnête et licite.
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4.1
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La Société collecte des renseignements personnels principalement auprès de ses clients ou de ses employés.
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4.2
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La Société peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès dautres sources, y compris des agences dévaluation du crédit, des employeurs ou des références personnelles, ou auprès de tiers qui déclarent être autorisés à divulguer ces renseignements.
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PRINCIPE 5 LIMITATION DE LUTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Société ne doit pas utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne en cause ny consente ou que la loi ne lexige.
La Société ne doit conserver les renseignements personnels que pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins auxquelles ils ont été recueillis.
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5.1
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Dans certains cas, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à linsu de la personne en cause et sans son consentement. (Voir principe 3.1)
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5.2
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En outre, la Société peut divulguer des renseignements personnels sur un client à :
a) une autre entreprise de télécommunications, afin dassurer lefficience et lefficacité de la prestation de services de télécommunications ;
b) une entreprise qui participe à la prestation de services de télécommunications ou de services dannuaire au client ;
c) une entreprise ou une personne dont la Société a retenu les services pour effectuer en son nom des tâches comme de la recherche et du traitement de données ;
d) une autre personne, à des fins de mise au point, damélioration, de commercialisation ou doffre dun produit ou dun service de la Société ;
e) des distributeurs de cartes de crédit et des agences dévaluation du crédit ;
f) un agent à lemploi de la Société pour évaluer la capacité financière dun client ou effectuer le recouvrement du compte dun client ;
g) un organisme public ou lagent dun tel organisme si, selon le bon jugement de la Société, il semble y avoir un danger imminent pour la vie ou la propriété du client, lequel pourrait être évité ou réduit par la divulgation de ces renseignements ;
h) une personne qui, de lavis de la Société, demande des renseignements personnels à titre de mandataire du client ;
i) un ou plusieurs tiers, lorsque le client consent à la divulgation ou lorsque la divulgation est exigée en vertu de la loi.
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5.3
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La Société peut divulguer des renseignements personnels au sujet de ses employés aux fins suivantes :
a) pour ses activités courantes de gestion du personnel et des avantages sociaux ;
b) afin de fournir des références sur des employés actuels ou d'anciens employés, à la suite de demandes soumises par des employeurs potentiels ;
c) lorsque la divulgation de renseignements est exigée en vertu de la loi.
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5.4
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Seuls les employés de la Société dont les activités commerciales ou les tâches habituelles lexigent doivent avoir accès aux renseignements personnels des clients et des employés.
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5.5
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La Société ne doit conserver les renseignements personnels que pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet dun client ou dun employé, la Société doit conserver les renseignements personnels proprement dits ou une explication des motifs de la décision pendant une période suffisante pour que le client ou lemployé puisse avoir accès à ces renseignements ou à ces motifs.
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5.6
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La Société doit établir des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques raisonnables et systématiques en matière de conservation et de destruction des renseignements personnels et des dossiers qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou qui ne sont plus exigés en vertu de la loi. Les renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.
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PRINCIPE 6 EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels que gère la Société doivent être aussi exacts, complets et à jour que lexigent les fins auxquelles ils sont utilisés.
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6.1
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Les renseignements personnels utilisés par la Société doivent être assez exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision au sujet dun client ou dun employé.
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6.2
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La Société doit mettre à jour les renseignements personnels des clients et des employés uniquement lorsque cela est nécessaire pour réaliser les fins déterminées ou dès réception dun avis en ce sens de la part de la personne en cause.
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PRINCIPE 7 MESURES DE SÉCURITÉ
La Société doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité qui correspondent au degré de confidentialité des renseignements.
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7.1
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La Société doit appliquer des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels contre certains risques comme la perte ou le vol, la consultation, la divulgation, la copie, lutilisation, la modification ou la destruction non autorisée, quelle que soit la forme de conservation des renseignements. La Société doit éliminer ou détruire soigneusement les renseignements personnels afin dempêcher des tiers non autorisés davoir accès à ces derniers.
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7.2
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La Société doit protéger les renseignements personnels divulgués à des tiers aux termes dententes contractuelles qui énoncent le caractère confidentiel de ces renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
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7.3
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Tous les employés de la Société qui ont accès à des renseignements personnels doivent être tenus, à titre de condition demploi, de maintenir le caractère confidentiel de ces renseignements personnels.
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PRINCIPE 8 TRANSPARENCE DES POLITIQUES ET DES PRATIQUES
La Société doit mettre à la disposition des clients et des employés des renseignements précis au sujet de ses politiques et de ses pratiques de gestion des renseignements personnels.
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8.1
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La Société doit rendre linformation relative à ses politiques et à ses pratiques facile à comprendre, notamment :
a) lappellation du poste et ladresse de la personne ou des personnes responsables de la conformité de la Société avec le Code de protection de la vie privée et à qui il faut adresser les plaintes et les demandes de renseignements ;
b) les façons davoir accès aux renseignements personnels détenus par la Société ;
c) la description du type de renseignements détenus par la Société, notamment un aperçu général de son utilisation ;
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8.2
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La Société doit diffuser de linformation afin daider les clients et les employés à exercer leurs droits quant à lutilisation des renseignements personnels qui les concernent, ainsi que de linformation sur les services de protection de la vie privée offerts par la Société.
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PRINCIPE 9 ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR LES CLIENTS ET LES EMPLOYÉS
La Société doit informer un client ou un employé qui en fait la demande de lexistence de renseignements personnels qui le concernent, de lusage qui en est fait et du fait quils ont été divulgués à des tiers, et elle doit lui permettre de consulter ces renseignements.
Un client ou un employé pourra contester lexactitude et lexhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
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